A gestão de time eficiente em agências digitais se tornou indispensável, uma vez que elas rodam vários projetos simultaneamente e necessitam ter o controle desses processos.

Todas as ações efetuadas na agência, quando bem elaboradas e executadas, geram melhores resultados para os clientes. Além de estratégias e tomadas de decisões mais assertivas.

Nesse artigo, você vai entender quais as principais dores de agências quanto a gestão de time. A importância de organizar os projetos dentro da agência e as fases para uma gestão de projetos. Vamos lá..

Principais dores do mercado quanto a gestão

Cliente não aprovar dentro do prazo

Pode ocorrer de o projeto não sair do lugar por falta de aprovação do cliente. Pois ele não entende que essa falta de compromisso e o atraso em uma aprovação, irão causar problemas mais adiante, na entrega final.

Então é necessário fazer com que o cliente entenda que faz parte do projeto e tem responsabilidades.

Alinhe as expectativas e descreva cada processo de forma que ele fique por dentro dos prazos a serem realizados. Para que o projeto seja entregue e gere resultados conforme o esperado.

Dificuldade de entender o tempo que o time leva em cada demanda

Além de saber a capacidade produtiva da agência, é necessário saber quanto tempo o time de colaboradores leva para entregar x projeto, ou seja, saber quanto tempo cada pessoa precisa para executar com qualidade cada demanda.

Pois, muitas vezes são definidas estimativas de entrega baseados no achismo, o que prejudica os colaboradores e o tempo ideal para entrega do projeto.

Sabemos que uma agência pode ter vários clientes, e é importante estar atento não só no resultado que o projeto vai trazer para o cliente. Como, também se isso irá resolver a dor dele.

É necessário então estar atento nos seguintes pontos:

Entenda as demandas do projeto
Saiba a capacidade produtiva no momento de montar o escopo do projeto
Análise qual o resultado que será entregue

Esses pontos são importantes para que a agência se mostre séria, comprometida, e fielmente ligada a entregar resultado.

Dificuldade de visualizar um cronograma macro do projeto

Sabemos que a organização é o ponto chave para as agências. Um cronograma bem alinhado facilita a rotina de todos, que estão envolvidos com vários projetos simultaneamente.

Se ocorrer de um projeto ficar desalinhado, através do cronograma você consegue retornar ou até encaixar alguma outra demanda que o cliente venha pedir. Além de sanar qualquer problema para que os processos e o resultado final não sejam prejudicados.

Por fim, você deve estar atento aos processos, o cliente vai querer saber qual o andamento do projeto em determinados períodos. Desse modo, você passa profissionalismo, visto que o cliente sabe que você tem processos bem definidos e tem a segurança que o projeto será entregue dentro do prazo combinado.

Importância de organizar projetos e tarefas dentro da agência

É muito importante organizar projetos e tarefas, e isso está relacionado à estruturação e sistematização de planos, esquemas e propostas para que todos os procedimentos caminhem em uma linha planejada.

A seguir você conhecerá 3 pontos principais para te motivar a colocar em prática a gestão de projetos.

Maior qualidade na entrega do serviço

Essa é uma das principais vantagens ao realizar a gestão dos projetos. Pois, ao controlar os prazos e ter um plano de execução, você minimiza eventuais erros que poderiam acontecer.

Assim, a agência gera resultados incríveis e foca em prestar um serviço de qualidade para os clientes.

Além disso, com uma administração planejada e estratégica você aumenta a eficiência do negócio.

Uma vez que isso permite a você e os colaboradores desenvolverem estratégias para os clientes, sem perder tempo com problemas.

Melhor controle dos prazos

O trabalho de agência envolve diversos processos e, consequentemente, prazos.

Se você já passou aperto para entregar algum projeto, esse pode ser um sinal de falta de controle de prazos.

Nesse sentido, uma gestão de projetos para agência permite que você saiba exatamente o que precisa ser feito e quais são as prioridades.

Continuidade de tarefas

Nem sempre ter uma equipe competente ou um bom planejamento são eficientes para dar continuidade aos projetos.

Fatores como a desmotivação da equipe, bem como o uso incorreto do tempo ou das ferramentas podem interferir nos processos da agência.

Entretanto, a gestão de projetos para agências otimiza o trabalho, pois também ajuda os colaboradores e você a lidar com o grande volume de processos.

Fases para a gestão de projetos

Entender o prazo e como será a gestão do time é fundamental para que o projeto seja entregue no tempo determinado com o cliente.

Por isso, é necessário seguir alguns passos para que seja feito de forma eficiente. Veja a seguir:

Iniciação

O objetivo é definir o projeto de acordo com a dor do cliente.

Durante esse tempo, você pode realizar um estudo de viabilidade, criar o título do projeto, definir os colaboradores mais indicados, entre outros.

Planejamento

O planejamento é de suma importância, e pode determinar todo o sucesso do projeto.

Essa etapa é fundamental para o sucesso da gestão e foca em desenvolver um guia para todos. Em geral, são realizados alguns passos:

Estabelecer objetivos
Definir cronograma do projeto
Detalhar escopo do projeto
Realizar plano de gestão de riscos
Estabelecer plano de comunicação

Execução

Nesta fase vem prática tudo o que foi planejado. Realiza relatórios, reuniões com os clientes, updates de desenvolvimento e muito mais.

Você pode utilizar ferramentas de gestão para controlar todo o cronograma do projeto, a fim de entregar um resultado excelente e evitar problemas futuros.

Monitoramento e controle

Essa etapa é paralela com a execução do projeto. Desse modo, você tem certeza que os processos estão encaminhados.

Ajustes, resolução de problemas ou alterações solicitadas pelo cliente, são realizadas nessa etapa. Por isso, é extremamente importante ter as fases de gestão bem definidas e claras.

Durante essa fase de controle, as seguintes atividades são exercidas:

gerenciamento de recursos
monitoramento da performance
gerenciamento de riscos
atualização do cronograma e mudança de planos

Encerramento

Essa é considerada a última etapa, nela são realizadas as entregas finais do projeto, bem como a aprovação do seu cliente.

Vale ressaltar que é necessário avaliar o desempenho dos colaboradores e registrar todo o histórico do projeto.

Dessa forma, você identifica quais erros foram cometidos para que sejam evitados no projeto seguinte. Além de mapear se todos os objetivos estipulados na fase de planejamento foram realizados.

Conte com especialistas

Ter uma agência bem sucedida e um time eficiente, não é fácil e demanda tempo e recursos.

Por isso, temos um time focado no crescimento dos nossos Parceiros, para auxiliá-los a estruturar o seu negócio de forma eficiente.

Além disso, cuidamos da infraestrutura de TI dos seus clientes para que possa focar totalmente a atenção no que é mais importante para você nesse momento, a sua agência ou serviço digital.

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